Získavanie zákaziek z tendrov

Kto chce vyhrať tender, musí o ňom vedieť

Ako a kde však zistiť, aké tendre sú vyhlásené? Pri verejných výberových konaniach ministerstiev a iných štátnych inštitúcií totiž prebieha minimálna propagácia. Zároveň sú typické krátkym časom uzávierky. Musíte teda stihnúť vyplniť požadované údaje v krátkom časovom rozmedzí, a to popri svojej bežnej agende. Neprekvapí teda fakt, že druhým najčastejším dôvodom na ukončenie verejného obstarávania je to, že nikto nepredloží ponuku. Našťastie, zákon o verejnom obstarávaní z roku 2015 a následné novelizácie celý proces obstarávania uľahčili. 

S vyhľadávaním tendrov môžete začať vo vestníku verejného obstarávania alebo na stránkach Úradu pre verejné obstarávanie. Oplatí sa sledovať aj stránky miest a obcí v blízkosti sídla vašej firmy. Na Slovensku je vyše 2 900 obcí, tisíce škôl, úradov, inštitúcií, rozpočtových či príspevkových organizácií. Tendre však nevyhlasujú len štátne inštitúcie, ale aj komerčné subjekty. Odporúčanou stránkou je Partnerská dohoda, na ktorej zverejňujú obstarávanie aj firmy zo súkromného sektora, najmä prijímatelia eurofondov. Rovnako ako pri vyššie uvedených platí: stránku treba sledovať pravidelne, najlepšie na dennej báze, a je potrebné rátať s krátkym časom na predloženie ponuky.

Pomerne známou stránkou je Elektronické trhovisko, kde sú štátne aj súkromné obstarávania. Vhodná je aj pre tzv. startupy. Existuje aj množstvo komerčných projektov, ktoré sa snažia združovať a evidovať aj malé verejné súťaže alebo podlimitné zákazky. Za všetky spomeňme aspoň E-lena (systém pre elektronické verejné aj súkromné obstarávanie), Eranet (robustné riešenie na elektronizáciu procesov verejného obstarávania, prepojené na systémy verejnej správy) či Josephine (nástroj na elektronizáciu verejného obstarávania a dynamický nákupný systém). Spoločnosti ako Enteris alebo Tender.sk majú interné nástroje, ktoré „skenujú“ internetové stránky a vyhľadávajú tendre. Zákazky do 5-tisíc eur totiž nie je zákonom povinné zverejňovať. Tender.sk ponúka aj zákazky zo zahraničia. Tenderio je zasa sieť poradenských firiem špecializujúcich sa na verejné obstarávanie s globálnym zásahom a s vyhľadávacím nástrojom pre malé a stredné podniky.

Takmer tretina zákaziek realizovaných cez elektronické systémy obstarávania ide cez informačný systém Elektronického verejného obstarávania (EVO), hoci nie je práve používateľsky prívetivý. V Česku majú obdobný problém. Je tam napríklad stránka Fen.cz, ktorá je agregátorom rôznych iných stránok, ako Tender arena, Tendermarket či E-ZAK. Samotný Fen.cz je používateľsky podstatne lepšie pripravený ako ním združené stránky.

Stránka Podnikateľské centrum radí preskúmať aj domovské stránky vašich potenciálnych klientov. Často zistíte, že realizujú tzv. predkvalifikačné alebo kvalifikačné systémy a databázy odberateľov. Do nich je potrebné zaregistrovať sa a budete oslovení vtedy, keď bude firma nakupovať tovary, služby či práce z vášho portfólia. 

Pre spoločnosti s medzinárodnými ambíciami je vhodná stránka TED (Tenders Electronic Daily), ktorá je online verziou dodatku k Úradnému vestníku EÚ a je venovaná európskemu verejnému obstarávaniu. Ročne sa tu zverejní 746-tisíc oznámení o verejnom obstarávaní vrátane 235-tisíc výziev na predkladanie ponúk v hodnote približne 545 miliárd eur.

 
Zdroj: ted.europa.eu

Ako prejsť procesom obstarávania

Najčastejšie využívaným súťažným postupom je verejná súťaž, ktorá tvorí až tri štvrtiny všetkých súťaží. Nasledovaná je tzv. užšou súťažou a priamym rokovacím konaním. Existuje ešte jedna forma – inovatívne partnerstvo –, ale tú doposiaľ nikto nevyužil.

Zo štatistík za ostatné roky vyplýva, že zákazku na stavebné práce automaticky nevyhráva najnižšia ponúknutá cena. Toto kritérium sa síce všeobecne uplatňuje najčastejšie, no v sektore stavebníctva rozhodujú aj kritériá ako pomer cena a kvalita a nákladová efektívnosť (najmä nákladov počas životného cyklu). Efektívnejšie je teda vstupovať iba do takých obstarávaní, v ktorých sú zadané kritériá výhodné pre vás. Naopak, vyhnite sa tendrom, ktoré obsahujú „nášľapné míny“ v podobe nejasných podmienok, šibeničných termínov a ktoré si zjavne vyberali také kritériá, ktoré splní len úzky okruh firiem (alebo len jediná firma).

Nasleduje fáza zhromažďovania potrebnej dokumentácie. Pri jej predkladaní sa riaďte dvomi radami. Po prvé: pripájajte len požadovanú dokumentáciu a čokoľvek navyše len vtedy, ak to môže nakloniť misky váh vo váš prospech. Po druhé: píšte takým jazykom a v takých pojmoch, aby obstarávateľ ponuke rozumel. Príliš odborný jazyk a detaily sa môžu neodborníkom (zadávateľovi) zdať ako pokus vytvoriť šum a nejednoznačnosť. 

Veľmi veľa potenciálnych zákaziek skončí na doslova hlúpych formálnych chybách, ako sú napríklad zabudnuté podpisy. Mimochodom v rámci jedného obstarávania môžete stráviť kopírovaním údajov viac ako 9 hodín. To je priam podhubie na vytváranie zbytočných chýb. Prednostne využívajte formuláre poskytnuté obstarávateľom alebo elektronickým systémom. Pripájajte naraz všetky prílohy (napr. certifikáty) a neposielajte ich dodatočne, lebo obstarávateľ ich nemusí včas spárovať. Ak obstarávanie prebieha fyzicky, treba poslať súťažné podklady v označených obálkach. Ak tender prebieha elektronicky, ubezpečte sa, že máte funkčný hardvér a softvér a že máte aktuálny elektronický podpis. Ak je taká možnosť, systém si najprv otestujte. 

 

Mohlo by vás zaujímať: Pár čísel o tendroch

Štatisticky najviac tendrov prebieha v sektore služieb, nasledované sú zákazkami na dodanie tovaru, stavebných prác a ich projektovanie. Z pohľadu financovania putuje z eurofondmi dotovaných zákaziek najviac do stavebných prác (čo do objemu financií aj počtu zákaziek). Podľa spoločnosti Enteris, ktorá vychádza zo štatistík Úradu pre verejné obstarávanie, patril v roku 2019 najväčší počet ukončených zákaziek samosprávam (obce, vyššie územné celky, organizácie riadené verejným právom a združenia právnických osôb). Z celkového počtu tvorili tieto zákazky až 69,2 %. Z údajov Tenderia vyplýva, že v 25 % prípadov kupec dostane len jedinú ponuku a 10 000 ponúk je každý rok zrušených, pretože do termínu nie sú prijaté žiadne ponuky. Údaje za rok 2020 ešte nie sú dostupné, ale už teraz je možné tvrdiť, že pandémia spôsobila celkový pokles obstarávaní. Na druhej strane, ak je „v hre“ menej konkurencie, zvyšujú sa vaše šance vyhrať tender.

Zdroj údajov: uvo.gov.sk